خلال هذه المقالة سأقوم بتلخيص لأهم الطرق التي تستطيع من خلالها التحكم في مهامك و أخذ زمام الأمور.

من الأمور التي تضيع الوقت بشكل كبير جدًا هو الجدول و تنظيم الوقت. و لعل من الأمور التي يعتقد الأشخاص أنهم مجبرين عليها هو قبول جميع دعوات الاجتماعات التي تردهم و قليل جدًا من يستخدم Decline.

في كل اجتماع يردك، تأكد من وجود أجندة للاجتماع و ذلك للتأكد من أنك الشخص المناسب. كما يجب التأكد من أن الاجتماع مناسب لوقتك و لا يذهب يومك بالكامل في اجتماعات لا فائدة منها. فكثير من الاجتماعات من الممكن أن تنقضي برسالة واتس أو مكالمة لخمسة دقائق.

كما أنه من النادر أن أرى اجتماعات لمدة 5 دقائق أو حتى 10، فجميعها تبدأ من نصف ساعة و الغالبية العظمى ساعة كاملة.

و هنا نصائح سريعة لذلك:

• عندما لا يناسبك الاجتماع، أرسل Decline.

• احرص قدر المستطاع أن لا تحضر اجتماع إلا بوجود أجندة.

• قبل جدولة اجتماع، احرص على مكالمة سريعة أو رسالة بدلًا من الاجتماع.

• عند جدولة اجتماع، قد تكون 5 أو دقائق كافية و قد يكون اجتماع واقفًا Standup و لا داعي لقاعة.

• تجنبوا الأحاديث الجانبية و التزم بالأجندة.

• لا تتردد في حجز موعد مع نفسك للقيام ببعض المهام الهامة.

• لا تنسَ تحديد أوقات خاصة بك Quite time للقيام ببعض الأعمال الاستراتيجية أو المهام التي تحتاج منك تركيز عالٍِ.

لا تبدأ أسبوعك قبل أن تكتب ماذا يجب عليك القيام به خلال هذا الأسبوع. فنصف ساعة للتخطيط للاسبوع سيساعدك في إنجاز ماهو مهم و ترتيب أولوياتك لكامل الأسبوع.

شخصيًا أفضل أن أقوم بتخطيط الأسبوع يوم السبت بالقيام بمراجعة الأسبوع الماضي و مدى تحقيقي لأهداف الأسبوع و أهم الدروس المستفادة و من ثم مراجعة أهدافي الكبرى و القيام بوضع أهم المهام و الأهداف التي أريد تنفيذها خلال الأسبوع.

و أخيرًا أقوم بمراجعة البريد الإلكتروني و المهام الطارئة التي يجب القيام بها. و خلال الأسبوع أقوم بشكل يومي بمراجعة أهداف الأسبوع و مدى التقدم بها.

1. راجع أسبوعك الماضي و قم بعمل Reflection له.

2. راجع أهدافك الكبرى في الحياة و ماذا تريد تحقيقه كشخص.

3. قم بكتابة أهم الأهداف التي تريد القيام بها خلال الأسبوع.

4. راجع جدولك و المهام الطارئة و المهام التي يجب عملها.

5. نفذ مهامك و قم بعمل مراجعة يومية لمدة خمسة دقائق.

لا شك أن التقنية من أهم مشتتات الوقت اليوم، و مع ذلك قد تكون صديقتك التي تأخذ بيدك للإنجاز. و هناك المئات من البرامج الجيدة التي تساعدك على التخطيط و التنفيذ و ترتيب وقتك و يومك و سأسرد هنا تجاربي الشخصية:

شخصيًا جهاز الآي باد هو صديقي المفضل في العمل فهو خفيف و ظريف و أهم ما يمزيه هو بطاريته التي تدوم معي لأيام. و في الغالب لا أستخدم الآي باد لكتابة الوثائق ببرامج Word و Excel و PowerPoint و لكن استخدمه لقرائتها فقط.