مكتب إدارة المشاريع (PMO)
تواجه المؤسسات صعوبات مشتركة في إدارة المشاريع تتلخص في عدم القدرة على تنفيذها ضمن الموازنة والجدول الزمني المحدد مما يؤثر بالتالي على مخرجات هذه المشاريع وعدم رضا العملاء. ولهذا ظهرت فكرة مكاتب ادارة المشاريع (PMOs) كحل لتلك الاشكاليات والصعوبات التي تواجه المشاريع، وأصبح لها دور متزايد ومعروف عبر الشركات والمؤسسات في ادارة مشاريعها المختلفة.
وقد بدأت تنتشر ثقافة تأسيس مكاتب ادارة مشاريع (PMOs) في المؤسسات الحكومية في المملكة العربية السعودية ولكن بدرجات متفاوتة، فبعض هذه المكاتب أنشأت لإدارة مشاريع محدد وبعضها لإدارة أقسام دون أخرى. ولكن السمة الغالبة على مكاتب ادارة المشاريع (PMOs) هي تخصيصها لإدارة المشاريع التقنية.
يعرف مكتب ادارة المشاريع (PMO) بأنه كيان أو قسم داخل المؤسسة يتم توجيه كل ما يتعلق بعمل مشاريع وبرامج المؤسسة وادارتها ضمن صلاحياته، ووظيفته تحسين اداء ونتائج ادارة المشاريع، ومساعدة مدراء المشاريع في تحقيق أهداف المشاريع بحيث يتم التعامل مع المشاريع المتنوعة والمختلفة على أنها محفظة (Portfolio) مشاريع تدار بشكل تكاملي. وقد صنف معهد إدارة المشاريع (PMI) مكتب ادارة المشاريع (PMO) الى 3 أنواع:
دور داعم (Supportive): من خلال دعم مدراء المشاريع بالسياسات والاجراءات والمنهجيات والنماذج والدروس المستفادة من مشاريع سابقة.
دور متحكم (Controlling): من خلال توفير الأنظمة التقنية وتقديم الأدلة في إدارة المشاريع والتأكد من تطبيق المشاريع لها، وتدريب الكوادر وتأهيلها لإدارة المشاريع.
دور مباشر (Directive): من خلال إدارة ومباشرة المشاريع وتنفيذها وتعيين مدراء المشاريع لها.
كما يوجد تصنيفات أخرى لمكتب ادارة المشاريع ومنها :
اداري (Departmental): ويدعم وحدات اعمال أو أقسام محددة
خاص بمشاريع محددة (Project-specific): ويشرف على نجاح مشروع محدد
استراتيجي (Strategic): ويشرف على عملية تغيير مؤسسي رئيسية
مركز التميز (Center of Excellence): ويعنى بالتدريب والتطوير لمدراء المشاريع
هذا ويوجد اختلاف كبير في طرق استعمال الشركات والمؤسسات لهذه المكاتب، فيمكن لشركة كبيرة أن تشكل مكتب ادارة المشاريع بأكثر من تصنيف لمعالجة احتياجاتها المعقدة.
ما هي مهام مكتب إدارة المشاريع (PMO)؟
إدارة محفظة المشاريع: تشكيل فريق من مدراء البرامج الذين لديهم القدرة على إدارة عدة مشاريع ذات علاقة في وقت واحد وتخصيص الموارد لها
تقييم و ضبط ومتابعة كل مشروع ( التكلفة وتحقيق الأهداف وتحقيق استراتيجيات المؤسسة)
دعم المشاريع: تقديم الدعم والتوجيه لفرق إدارة المشاريع
مخزن المعلومات (Data Center) للمشاريع: يحتوي كافة تفاصيل وبيانات المشاريع الحالية والسابقة لتسهيل الوصول الى معلومات عنها مستقبلا
منهجية موحدة: ايجاد مرجعية موحدة لإدارة كافة مشاريع المؤسسة
التدريب والتطوير: تخطيط وتنفيذ احتياجات الفريق من تدريب وتطوير مهارات وبناء قدرات
في دراسة سابقة أجريت على 450 مؤسسة، تبين أن 303 منها لديها مكاتب إدارة مشاريع (PMOs) أي ما نسبته %67، وأهم ما جاء في الدراسة من نتائج حول المؤسسات التي لديها (PMO):
50% من المؤسسات وجدت تحسن في نجاح المشاريع
وصلت نسبة نجاح المشاريع %65 في المؤسسات التي لديها (PMO) عمره أكثر من 4 سنين
وصلت نسبة نجاح المشاريع %37 في المؤسسات التي لديها (PMO) عمره أقل من سنة
أهم سببين لإنشاء (PMO) هما 1. زيادة معدل نجاح المشاريع، 2. تطبيق معايير موحدة لإدارة المشاريع
ونلاحظ عند ذكر أسباب انشاء (PMO) عدم التطرق الى تقليل التكاليف، كما ان دراسة لـ معهد إدارة المشاريع (PMI) أشارت الى أن %74 من الشركات لم تستفيد من تقليل التكاليف من (PMO)، وذلك لأن الهدف الرئيسي من إنشائـه هو تسليم المشاريع بكفاءة ودقة عالية. ولكن بكل تاكيد فإن مكتب إدارة المشاريع (PMO) سوف يقلل التكاليف من خلال ادارة جيدة للموارد و دمج ادارات المشاريع الصغيرة.