قبل أن ترسل البريد التالي تذكر أن النص يفتقد للروح ولا يستطيع القارئ رؤية تعابير وجهك أو فهم نبرتك من الرسالة فكن حذراً في اختيار وصياغة الجمل وكن مهذباً ولبقاً واختر كلماتك بحكمة وتذكر أن الرسائل ستعطي انطباعاً عن شخصيتك.

• لا تكتب أي رسالة وأنت في حالة غضب.

• الافتتاحية بالترحيب  "صباح الخير، مع التحية والتقدير، عزيزي" وغيرها من الافتتاحيات والتي يختلف مواطن استخدامها.

• عند الإرسال تعرف على الحقول To, CC, Bcc بشكل جيد.

  من يوضع في خانة الـ To يجب أن تتوقع منه أخذ قرار أو القيام يعمل محدد بسبب رسالتك، ومن يكن في خانة الـ cc  مهم أن يكون لهم علاقة بالرسالة للاطلاع عليها ومعرفة آخر المستجدات لكن ليس لزاماً عليهم أخذ أي قرار (أحياناً الـ cc يكون مهمل وتتكدس الرسائل فيه) وخانة ال Bcc هي خانة مخفية عن المرسل وتستطيع أن تضع فيها إذا كنت تريد من شخص ما الاطلاع على الرسالة والطرف المرسل له لا حاجة لأن يعلم عنه.

• اختر عنوان واضح يُفهم منه المطلوب، "عاجل جداً"، "مشكلة" ليست عناوين مناسبة، من المهم التوضيح عند الرد في حال أن الرسالة تم استلامها بعنوان غير واضح تعديل العنوان وتوضيح ذلك.

• اختر الوقت المناسب للإرسال ويفضل دائماً أن تكون ضمن أوقات الدوام الرسمي عادة لن يتم الرد عليها أو العمل بما فيها إلا وقت الدوام بالإمكان الاستفادة من خاصية الجدولة في البريد .

• ابتعد عن المراسلات غير الرسمية، البعض يتعامل مع البريد كما يتعامل مع برامج المحادثات في نوع الرسائل وطريقة الرد وغيرها.

• ابتعد عن الرسائل الغامضة والتي تبدأ ب "حسب مناقشتنا السابقة" أو "حسب الاتفاق السابق" من مهم التوضيح ما تم نقاشه لكلا تصبح الرسالة غامضة. 

• تأكد خلوها من الأخطاء الإملائية، خصوصاً الأخطاء الفادحة كاستبدال "ة" بـ "ت". 

• إذا كانت الرسالة باللغة الانجليزية تجنب استخدام الحروف الكبيرة لكل الكلمات (هي علامة على الغضب والصراخ).

• رجاءً تجنب استخدام "FYA" خصوصاً مع من هو ليس ضمن فريقك وتشرف عليهم بشكل مباشر، من الأدب كتابتها بشكل كامل ولا تستغرق عدة ثوان إضافية إلا إذا كنت تتعامل مع مئات الرسائل في الدقيقة هذا موضوع آخر.

• في حال كانت هناك ملفات ضخمة استخدم أحد خدمات مشاركة الملفات المعتمدة لديكم بدلاً من إرفاقها مع الرسالة بشكل مباشر.