اليوم التقنية قدرت تفرض نفسها على جميع نواحي الحياة بالنسبة للفرد وجميع مكونات الهيكلة والبنية المؤسسية بالنسبة للمنشآت. لنا تجربة ثرية خلال الست سنوات الماضية مع مكون رئيسي في أي منشأة ويعتبر المحرك الرئيسي للقرارات والإستراتيجيات ألا وهو مجلس الإدارة. عاصرنا مراحل تحول كبيرة في مجالس الإدارة وطريقة انعقاد الاجتماعات ومراجعة الاتفاقيات واتخاذ   القرار ومتابعة المهام وأنتجنا نظام لإدارة مجالس الإدارات باسم مجلسي @mjlsi

مع الترابط الكبير اللي نشهده اليوم بين الأنظمة وضخامة حجم البيانات المطلوب تحليلها والحاجة لأتمتة إجراءات المجالس، من الصعب جداً أن يتم إدارة مجالس الإدارات بالطرق التقليدية أو باستخدام أدوات غير مترابطة. اليوم أسرد بعض الفوائد لوجود نظام موحد لمجلس الإدارة واللجان:

• سهولة الرجوع لمعلومات الاجتماعات وهذه من أكبر المعضلات لأعضاء المجلس أو أمين سر المجلس. هناك العديد من النسخ المختلفة للملفات نتيجة المراجعة والتعليق عليها من قبل الأعضاء، لذلك الوصول لأخر النسخ بشكل سريع وآمن صعب جداً باستخدام النسخ الورقية أو البريد الالكتروني. باستخدام أنظمة مجالس الإدارات واللجان بالإمكان حفظ جميع نسخ الملفات ومعرفة المسؤول عن كل تعديل وإمكانية البحث في جداول الأعمال ومحاضر الاجتماعات.

  
  

• سهولة إدارة الاجتماعات فبدلاً من التنسيق مع الأعضاء بشكل شبه يدوي لتحديد مواعيد الاجتماعات، يستطيع تحديد الموعد بشكل آلي ومنظم. أيضاً إعداد جدول الأعمال بدلاً من بذل جهد ووقت لتجهيزه واعتماده، يتم عن طريق النظام تجهيزه واستلام مقترحات الأعضاء واعتماده بشكل آلي من قبل صاحب الصلاحية. أيضاً إدارة اللجان وصلاحيات الأعضاء وغيرها تتم بشكل آلي وسريع ودقيق. كل هذا توفيراً للوقت وبالتالي توفير للتكلفة.

• زيادة ارتباط الأعضاء بوجود مشاركة في المسؤوليات والصلاحيات. في الوضع الحالي يتم عمل جميع الإجراءات عن طريق الأمين مما يشكل عبء كبير وإمكانية حدوث أخطاء. اليوم العضو من خلال حسابه الشخصي يستطيع المشاركة والتواصل واتخاذ القرار ومراجعة الملفات بكل سهولة وأمان.

• التحكم في الوصول للبيانات من خلال الصلاحيات المسندة لكل عضو ومعرفة تاريخ الاطلاع والتعديل لكل عنصر من عناصر المجلس. هذه الميزة تساعد بشكل كبير على زيادة مستوى الحوكمة في المجلس ورفع الإنتاجية حيث يسهل وصول الشخص المناسب للمعلومة المناسبة في الوقت المناسب.

• تخفيض التكاليف ورفع الإنتاجية حيث من الواضح عند تبني نظام لأتمتة إجراءات المجلس واللجان فإن التكاليف الإدارية تقل بشكل كبير قد تصل إلى 45% مع ارتفاع في الإنتاجية بوجود مزايا مثل الوصول للاجتماع عن بعد من أي مكان، تجهيز جدول الأعمال ومحضر الاجتماع بشكل آلي، وأيضاً وجود أدوات للتواصل والتفاعل والمشاركة.

قدمنا في نظام مجلسي مزايا كثيرة وكان هدفنا الأساسي هو أتمتة جميع الإجراءات بلا استثناء وحل جميع المشاكل والتحديات لأعضاء المجلس والأمين بشكل مبسط وسلس وفعال. أيضاً أخذنا معايير عالمية لأنظمة مشابهة وأدوات مساعدة عشان نتأكد أننا ماشين بطريقة صحيحة وتنافسية عالية. اليوم ولله الحمد نشاهد طلبات من داخل المملكة وخارجها. كثير من شركات عالمية طلبت مشاهدة المنتج وبدأت فعلياً بإضافة مجلسي لأحد الأنظمة المرشحة للإستخدام. هذا انجاز كبير لنا في مجلسي و يضعنا أمام تحدِ كبير أتمنى إن شاء الله أن يوفقنا الله لتطوير المنتج وتحسينه لنشاهده في أكبر مجالس الإدارات في العالم. لزيارة موقع مجلسي اضغط على الرابط www.mjlsi.com

تحياتي ،،