كيف تنفذ عملية “Handover“ تسليم المهام بشكل إحترافي
عندما يغادر الموظف منصبه في الشركة لأي سبب كان من المؤكد أن يطلب منه مديره أو المسؤول في العمل المساعدة في تسليم مهامه لمن سيتسلم المسؤلية من بعده في الشركة.
لكي تكون هذه العملية سهلة و منظمة يجب على الموظف المحافظة على ضمان انتقال المهام بسلاسة لمن بعده بشكل احترافي مما يزيد من سمعته المهنية بشكل كبير.
و سأقسم عملية تسليم المهام إلى ٣ مراحل و هي كالتالي:
١- مرحلة تخطيط عملية التسليم
ناقش عملية التسليم مع مديرك
يجب أن تبدأ بإجراء مناقشة تفصيلية مع مديرك لتحديد الطريقة التي يرغب فيها لعملية التسليم. اعتمادًا على عملك وكيف يفضل مديرك عملية التسليم قد يطلب منك التركيز فقط على عملية التسليم. و سيكون متوقعا مرافقة الشخص الجديد الذي سيستلم عملك في الأيام التالية لك في كثير من الأحيان
يجب عليك على الأقل إعداد مستند تسليم رسمي (مهم جدا من وجهة نظري لتفادي أي خلافات قادمة حول عملية التسليم)
ناقش هذا الأمر مع مديرك واعرف الوقت المتوقع أن تساهم به وما يجب أن تركز عليه عملية التسليم
جهز مخططا مبكرا لمستند التسليم
بمجرد أن يكون لديك فكرة واضحة عن توقعات مديرك يمكنك البدء بعمل مسودة مستند التسليم. و هذا سيساعدك على تنظيم وقتك ومهامك في هذه الفترة وفهرسة جميع المهام المختلفة والمعلومات التي ستحتاج إلى تمريرها خلال فترة التسليم. يجب أن تتضمن هذه الوثيقة:
معلومات تفصيلية عن أنشطتك اليومية ومهامك واولوياتك
مخطط للنقاط الرئيسية لمهامك في العمل
مخطط واضح لما هو متوقع من خليفتك
قائمة بأي ملفات أساسية سيتم تسليمها
ربط الأطراف الغير مكتملة
إذا كنت تعلم أنك ستترك موقعك قريبًا فقد يكون من المفيد القيام ببعض العمل الإضافي للتأكد من ربط كل الأطراف غير المكتملة. ستشعر بالرضا إذا فعلت ذلك وستساعد أيضًا من يتولى مكانك من بعدك على البدء بسجل نظيف. سيساعدك ذلك أيضًا على ضمان مغادرتك بشروط ممتازة وسمعة جيدة
قد يجد الشخص الجديد الذي يدخل في العمل مشاكل وصعوبات في حل هذه الأطراف الغير مكتملة لأنه لايعرفها بكل تعقيداتها و تشابكاتها
بالطبع لن يكون هذا ممكنًا دائمًا ولكن إذا كان لديك شيء مما يساعد في هذه المرحلة فقم بعمل القليل من الجهد الإضافي لإنجازه
تواصل مع زملائك
قبل أن يبدأ خليفتك في البدء بالعمل حاول تخصيص بعض الوقت للتحدث مع زملائك حول عملية التسليم واسأل عما إذا كان هناك أي شيء يعتقد زملائك أنه يجب عليك تسليط الضوء عليه
من غير المحتمل أن تؤثر مشكلات المشاريع على أيامك الأخيرة في مرحلة التسليم ولكن إذا كنت على علم بها فيمكنك إبلاغ خليفتك عنها
هذه أيضًا فرصة للتأكد من أن الجميع يعرف أنك ستغادر ومتى. أخبر زملائك عن فترة التسليم حتى يتمكنوا من أخذها في الاعتبار
من المرجح أن تتباطأ إنتاجيتك أثناء التسليم لذا من الممارسات الجيدة إعطاء زملائك تحذيرا مسبقا لتفادي أي تأخير في العمل
اكتب وثيقة تسليم رسمية
الخطوة الأخيرة في إعداد التسليم هي إكمال مستند تسليم رسمي. يمكنك البناء على مسودة الوثيقة لكن حاول تفصيل جميع المعلومات المهمة وإدراجها. ستحتاج إلى مشاركة المستند مع مديرك. حاول إكمال ذلك وإرساله إلى خليفتك على الأقل قبل بضعة أيام من تعيينه. يختلف المحتوى من وظيفة لأخرى ولكن قد يتضمن بعضًا مما يلي:
قائمة الإجراءات وجدولها الزمني
موجز المرحلة الحالية و وضع المشروع
تقويم بالأحداث القادمة والمواعيد النهائية
كلمات المرور ومعلومات تسجيل الدخول
قائمة جهات الاتصال المفيدة
دليل للتنقل بين الملفات والمجلدات على الكمبيوتر
٢- إدارة فترة التسليم
امنح أكبر قدر ممكن من الوقت
عندما يبدأ خليفتك في المكتب قد لا تزال في الجوار وسيُطلب منك القيام بعملية تسليم أكثر اكتمالًا. سيختلف طول ذلك ولكن في بعض الحالات سيتم منحك بضعة أيام أو أكثر لمساعدة الشخص الجديد على التعامل مع الوظيفة. بشكل عام كلما زاد الوقت المتاح لديك لتسليم كامل زادت المعلومات التي يمكنك تمريرها
لا بد أن تكون هناك أشياء نسيتها وأن وجود شخص يتسلم منك المهام هي فرصة جيدة لزيادة كفاءة عملية التسليم.
تسليم الوثائق الرئيسية شخصيا
أثناء التسليم من الممارسات الجيدة التأكد من وجود جميع البيانات والوثائق المطلوبة. و هذا سيساعدك على عرض أهم النقاط المطلوب تسليمها بشكل مناسب وتحديد الأولويات بوضوح. و تسليم المستندات وجهًا لوجه يساعد في مناقشة المعلومات المعقدة بشكل كامل قبل أن تغادر
و هذه فرصة جيدة لشرح المعلومات الأساسية ولخليفتك أن يطرح عليك أسئلة مباشرة و هذا سيزيد من فرص نجاح عملية التسليم
ابذل الجهد للمساعدة
إذا كنت في المكتب مع خليفتك يجب أن تكون دائمًا منتبهًا وإستباقيا. ابذل جهدًا لتحديد أي مشكلات تحدث والمساعدة في حلها. قد يكون خليفتك خجولًا أو خائفًا قليلًا في الأيام القليلة الأولى وقد لا يرغب في إزعاجك بالأسئلة
تأكد من توضيح أنك موجود للمساعدة وأنك ترحب بالاستفسارات
من خلال القيام بذلك سوف تساعد في تعزيز موقف يتم فيه تقاسم مسؤولية التسليم بينك وبين خليفتك
لديك اجتماع تسليم نهائي
آخر شيء تفعله قبل المغادرة وإكمال عملية التسليم هو إجراء اجتماع تسليم كامل مع خليفتك. اطلب من خليفتك إحضار أي أسئلة معلقة لديه والملاحظات التي قام بتدوينها. يعتبر هذا الاجتماع فرصة عظيمة للشخص الجديد للتأكد من أنه يفهم دوره ومسؤولياته
هذا الاجتماع يساعد في إزالة الغموض عن أي شئ خاص بعملية التسليم
بناءً على مكان عملك قد يكون من الحكمة دعوة مديرك أو مشرفك لحضور الاجتماع
يجب عليك بالتأكيد إبلاغ مديرك بموعد ومكان حدوث الاجتماع واسألهم عما إذا كان هناك أي شيء يرغبون في إضافته
٣- مرحلة ما بعد التسليم
قم بتقديم الدعم والتدريب المتاحين
حاول التفكير في عملية التسليم على أنها فرصة لك للمساهمة حقًا في منح شخص ما أفضل فرصة ممكنة للنجاح. أنت لا تحاول فقط تسليم المهام والوظائف ولكنك تحاول مساعدة التطوير المهني لخليفتك والشركة على المدى الطويل
قم بذلك من خلال الإشارة إلى أي فرص تدريب أو كورسات ذات صلة تعرفها
ربما عندما بدأت العمل تلقيت مجموعة من التدريب لمساعدتك على التكيف والتطور
تأكد من ذكر ذلك لخليفتك وشجعه على تلقي تلك التدريبات
لا تهمل ثقافة العمل
إذا كنت تقضي الوقت مع الشخص الذي سيشغل منصبك فمن المهم عدم التركيز فقط على الجوانب الفنية للوظيفة. لكل مكان بيئة عمل وثقافة فريدة يمكن أن تكون مخيفة أو مربكة للقادم الجديد. تأكد من تخصيص بعض الوقت لمنح الشخص الجديد معلومات تفصيلية حول ما هي بيئة العمل
ابذل قصارى جهدك لتقديمه للجميع
تأكد من تحديد دور الموظف الجديد وكذلك الموظفين الحاليين بوضوح
إذا كان الوصف الوظيفي للموظف الجديد مختلفًا قليلاً عن الوصف الخاص بك أو إذا كانت مسؤولياتهم وأولوياتهم تركز في مكان آخر فتأكد من أن الموظفين الحاليين يدركون ذلك
قدم معلومات الاتصال الخاصة بك
عندما يحين الوقت لمغادرتك العمل يمكنك تزويد خليفتك معلومات الاتصال الخاصة بك. و توضح له أنه يمكنه الاتصال بك إذا كانت هناك مشكلة كبيرة أو كانوا بحاجة إلى القليل من التوجيه. طبعا لن يسعد الجميع بذلك ومن المحتمل أن يعتمد ذلك على علاقتك مع صاحب العمل السابق
غالبًا ما يمكن حل المشكلة باستخدام بريد إلكتروني بسيط
تقديم المساعدة بعد المغادرة سيعطي انطباعًا جيدًا ويساعد على تعزيز سمعتك.
المصدر (تم ترجمته بتصرف)