كيف تنفذ عملية “Handover“ تسليم المهام بشكل إحترافي
عندما يغادر الموظف منصبه في الشركة لأي سبب كان من المؤكد أن يطلب منه مديره أو المسؤول في العمل المساعدة في تسليم مهامه لمن سيتسلم المسؤلية من بعده في الشركة.
لكي تكون هذه العملية سهلة و منظمة يجب على الموظف المحافظة على ضمان انتقال المهام بسلاسة لمن بعده بشكل احترافي مما يزيد من سمعته المهنية بشكل كبير.
و سأقسم عملية تسليم المهام إلى ٣ مراحل و هي كالتالي:
١- مرحلة تخطيط عملية التسليم
ناقش عملية التسليم مع مديرك
يجب أن تبدأ بإجراء مناقشة تفصيلية مع مديرك لتحديد الطريقة التي يرغب فيها لعملية التسليم. اعتمادًا على عملك وكيف يفضل مديرك عملية التسليم قد يطلب منك التركيز فقط على عملية التسليم. و سيكون متوقعا مرافقة الشخص الجديد الذي سيستلم عملك في الأيام التالية لك في كثير من الأحيان
يجب عليك على الأقل إعداد مستند تسليم رسمي (مهم جدا من وجهة نظري لتفادي أي خلافات قادمة حول عملية التسليم)
ناقش هذا الأمر مع مديرك واعرف الوقت المتوقع أن تساهم به وما يجب أن تركز عليه عملية التسليم
جهز مخططا مبكرا لمستند التسليم
بمجرد أن يكون لديك فكرة واضحة عن توقعات مديرك يمكنك البدء بعمل مسودة مستند التسليم. و هذا سيساعدك على تنظيم وقتك ومهامك في هذه الفترة وفهرسة جميع المهام المختلفة والمعلومات التي ستحتاج إلى تمريرها خلال فترة التسليم. يجب أن تتضمن هذه الوثيقة:
معلومات تفصيلية عن أنشطتك اليومية ومهامك واولوياتك
مخطط للنقاط الرئيسية لمهامك في العمل
مخطط واضح لما هو متوقع من خليفتك
قائمة بأي ملفات أساسية سيتم تسليمها
ربط الأطراف الغير مكتملة
إذا كنت تعلم أنك ستترك موقعك قريبًا فقد يكون من المفيد القيام ببعض العمل الإضافي للتأكد من ربط كل الأطراف غير المكتملة. ستشعر بالرضا إذا فعلت ذلك وستساعد أيضًا من يتولى مكانك من بعدك على البدء بسجل نظيف. سيساعدك ذلك أيضًا على ضمان مغادرتك بشروط ممتازة وسمعة جيدة
قد يجد الشخص الجديد الذي يدخل في العمل مشاكل وصعوبات في حل هذه الأطراف الغير مكتملة لأنه لايعرفها بكل تعقيداتها و تشابكاتها
بالطبع لن يكون هذا ممكنًا دائمًا ولكن إذا كان لديك شيء مما يساعد في هذه المرحلة فقم بعمل القليل من الجهد الإضافي لإنجازه
تواصل مع زملائك
قبل أن يبدأ خليفتك في البدء بالعمل حاول تخصيص بعض الوقت للتحدث مع زملائك حول عملية التسليم واسأل عما إذا كان هناك أي شيء يعتقد زملائك أنه يجب عليك تسليط الضوء عليه
من غير المحتمل أن تؤثر مشكلات المشاريع على أيامك الأخيرة في مرحلة التسليم ولكن إذا كنت على علم بها فيمكنك إبلاغ خليفتك عنها
هذه أيضًا فرصة للتأكد من أن الجميع يعرف أنك ستغادر ومتى. أخبر زملائك عن فترة التسليم حتى يتمكنوا من أخذها في الاعتبار
من المرجح أن تتباطأ إنتاجيتك أثناء التسليم لذا من الممارسات الجيدة إعطاء زملائك تحذيرا مسبقا لتفادي أي تأخير في العمل
اكتب وثيقة تسليم رسمية
الخطوة الأخيرة في إعداد التسليم هي إكمال مستند تسليم رسمي. يمكنك البناء على مسودة الوثيقة لكن حاول تفصيل جميع المعلومات المهمة وإدراجها. ستحتاج إلى مشاركة المستند مع مديرك. حاول إكمال ذلك وإرساله إلى خليفتك على الأقل قبل بضعة أيام من تعيينه. يختلف المحتوى من وظيفة لأخرى ولكن قد يتضمن بعضًا مما يلي:
قائمة الإجراءات وجدولها الزمني
موجز المرحلة الحالية و وضع المشروع
تقويم بالأحداث القادمة والمواعيد النهائية
كلمات المرور ومعلومات تسجيل الدخول
قائمة جهات الاتصال المفيدة
دليل للتنقل بين الملفات والمجلدات على الكمبيوتر
٢- إدارة فترة التسليم
امنح أكبر قدر ممكن من الوقت
عندما يبدأ خليفتك في المكتب قد لا تزال في الجوار وسيُطلب منك القيام بعملية تسليم أكثر اكتمالًا. سيختلف طول ذلك ولكن في بعض الحالات سيتم منحك بضعة أيام أو أكثر لمساعدة الشخص الجديد على التعامل مع الوظيفة. بشكل عام كلما زاد الوقت المتاح لديك لتسليم كامل زادت المعلومات التي يمكنك تمريرها
لا بد أن تكون هناك أشياء نسيتها وأن وجود شخص يتسلم منك المهام هي فرصة جيدة لزيادة كفاءة عملية التسليم.